최근 사단법인의 사무국장이 되어 가장 먼저 진행해야할 행사가 생겼습니다. 예전 대관사업을 할 때 고객분들이 행사계획안 짜는 것에 대해 어려움을 느끼는 것이 생각났습니다. 그 때 당시 고객분들의 문제를 해결해주고 싶어 만들었던 템플릿이 다른 분들에게도 도움이되시길 바라며 글을 씁니다.
아마 이 글을 읽으러 들어오시는 분들은 대부분 행사를 기획하거나 계획해보시지 않은 분들이라고 판단됩니다. 그래서 작성이 더 어려운 것이고요. 어렵다는 것은 가보지 않은 길을 이정표 없이 걷는 것과 같다고 생각하는데요. 그 이정표가 되어드릴 가이드와 템플릿입니다.
행사의 성공적인 진행은 철저한 준비에서 시작됩니다. 특히 잘 구성된 행사계획안은 기획의 기본이자 실행의 핵심 도구입니다. 본 템플릿은 전남, 전주혁신도시 이전 기관과 협력하는 기업들에게 다수 제공되어, 실제 현장에서 그 효과와 신뢰성을 검증받은 자료입니다.
행사계획안 .docx 파일과 .hwp 템플릿 파일을 공유해드립니다.
- 연 80,000명 이상 오고 가는 행사 대관 사업을 진행하면서 고객분들에게 도움이 되도록 행사계획안 템플릿을 만들었던 것을 공유드립니다.
- 아래에 작성된 내용은 해당 템플릿 기반으로 작성되었습니다. (템플릿 안에 코멘트도 짧게 적어두었습니다)
- 기업 & 공공기관에서 자유롭게 사용할 수 있도록 한글과 워드파일로 제작했습니다.
1. 템플릿의 전체 구성 이해하기
템플릿은 네 개의 주요 파트로 구성되어 있습니다:
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Ⅰ. 행사 개요
- 행사 목적 및 기대 효과
- 기본 정보: 행사명, 일시, 장소, 참석 인원
- 진행 흐름: 시간대별 프로그램 구분(예: 1부, 2부 등)
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Ⅱ. 세부 행사 계획
- 세분화된 시간 계획
- 프로그램 내용 및 진행 방식: 각 프로그램의 특성과 체크리스트 제공
- 참여 방식: 사전 접수, 현장 진행, 시상 방법 등
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Ⅲ. 분야별 운영 대책
- 리스크 관리: 현장 운영, 안전관리, 우천 시 대책, 교통 및 주차 관리
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Ⅳ. 행정 사항
- 준비 일정 및 업무 분장
- 예산 관리: 구체적인 비용 산출 및 예산 배분
- 초청 대상자 관리: 내·외부 주요 인사 관리
경험의 신뢰성: 이 템플릿은 나주, 전주혁신도시 이전 기관과 협력하는 기업들에게 다수 제공되어, 실무에서 검증된 템플릿입니다.
2. 각 파트별 작성 방법
2.1. 행사 개요 작성
- 행사 목적: 행사 목표와 기대 효과(예: 이미지 제고, 창립 기념, 시민 참여 활성화)를 구체적으로 작성합니다.
- 기본 정보: 행사명, 날짜, 장소, 참석 인원 등 명확한 리스트로 정리합니다.
- 진행 흐름: 시작부터 종료까지 시간대별 프로그램을 시각적으로 구성하여 전체 흐름을 한눈에 파악할 수 있도록 합니다.
팁: 행사계획안의 ‘얼굴’이라 할 수 있으므로, 시각적 요소를 적극 활용해 정보를 쉽게 전달하세요.
▲시작부터 막히신다면 기대효과 작성 방법을 참고하세요
2.2. 세부 행사 계획 작성
- 시간 계획: 각 프로그램의 시작과 종료 시간을 세밀하게 분배하여 작성합니다.
- 프로그램 내용: 구체적 예시와 함께, 각 프로그램의 주요 내용, 특징, 진행 방식, 체크리스트를 상세히 기재합니다.
- 참여 및 진행 방식: 사전 접수부터 현장 운영, 시상 절차 등 구체적인 진행 절차를 포함시킵니다.
주의: 준비물, 참여 인원, 장소 배정 등의 세부사항을 미리 고려하면 당일 진행 시 원활한 운영에 큰 도움이 됩니다.
더 자세한 내용은 아래 글을 참고해주세요.
2.3. 분야별 운영 대책 작성
- 현장 운영 및 안전관리: 안전요원 배치, 사전 교육, 응급 대응 등 실무에서 바로 적용 가능한 운영 대책을 마련합니다.
- 우천 및 교통 대책: 기상 변화에 따른 유연한 대응 방안과 주차 및 교통 관리 계획을 상세히 기술합니다.
핵심: 리스크 관리 계획은 세부 사항까지 꼼꼼하게 작성해 예상치 못한 상황에 대한 대응력을 극대화해야 합니다.
2.4. 실행 계획 또는 행정 사항 작성
- 준비 일정 및 업무 분장: 행사 준비부터 마무리까지 각 단계별 일정을 표나 리스트 형식으로 정리합니다.
- 예산 관리: 구체적인 비용 산출과 예산 배분 계획을 명확히 기록합니다.
- 초청 대상자 관리: 주요 내·외부 인사 관리 및 초청장 발송 등 행정적 세부사항을 체계적으로 작성합니다.
팁: 내부 검토 및 피드백 과정을 거쳐 최종 수정 보완하면 더욱 완성도 높은 계획안을 만들 수 있습니다.
3. 작성 시 고려할 주요 사항 및 체크리스트
- 목적과 대상에 맞는 내용 구성: 기업 행사와 공공 행사 등 타깃에 맞게 조정합니다.
- 명확성과 일관성: 모든 항목은 최신 정보와 일관된 용어로 작성하여 누구나 쉽게 이해할 수 있도록 합니다.
- 비주얼 요소 활용: 도표, 표, 그림 등 시각적 자료를 활용하면 정보 전달력이 높아집니다.
- 내부 검토 및 피드백: 작성 후 반드시 내부 검토를 통해 누락사항 없이 완성도를 높입니다.
결론
행사계획안 템플릿은 전략적 기획과 세부 실행 계획을 한눈에 정리할 수 있는 효율적인 도구입니다.
전남, 전주혁신도시 이전 기관 및 협력 기업들에게 다수 제공되어 검증된 이 템플릿을 활용하면, 목적에 부합하는 명확하고 일관된 행사 계획안을 작성할 수 있습니다.
여러분의 성공적인 행사 준비에 이 템플릿이 큰 도움이 되길 바랍니다!